8 Software HR Terbaik untuk UMKM Indonesia 2026 (Perbandingan Jujur)

Ringkasan cepat: mana yang paling jujur soal harga

Software HR terbaik untuk UMKM Indonesia bukan yang fiturnya paling banyak, melainkan yang paling pas dengan ukuran tim, anggaran, dan kebutuhan Anda hari ini. Untuk tim kecil di bawah 10 karyawan yang cuma butuh absensi rapi, Absenia gratis selamanya. Untuk yang sudah butuh payroll penuh dengan harga yang terpampang jelas, Gadjian dan Kerjoo menampilkan tarifnya terang-terangan, mulai Rp 7.800 sampai Rp 20.000 per karyawan per bulan. Sisanya, seperti Talenta, LinovHR, GreatDay HR, dan CATAPA, memakai skema hubungi sales sehingga Anda perlu minta penawaran dulu.

Artikel ini membandingkan delapan pilihan secara jujur, lengkap dengan harga resmi yang diambil langsung dari halaman masing-masing per Juli 2026. Fokusnya UMKM: kami lebih peduli pada free tier yang benar-benar gratis, harga per karyawan yang masuk akal, dan kejelasan soal fitur mana yang sudah jalan dan mana yang masih janji.

Aturan main paling penting untuk UMKM: bedakan "gratis selamanya" dari "masa coba 14 hari". Keduanya sama-sama ditulis gratis di halaman depan, tapi yang satu bertahan dan yang satu memaksa Anda berlangganan setelah dua minggu.

Cara memilih software HR untuk UMKM

Sebelum melihat daftarnya, kunci empat pertanyaan ini. Jawabannya akan menyaring delapan pilihan menjadi satu atau dua yang benar-benar cocok untuk Anda.

1. Gratis selamanya atau cuma masa coba?

Banyak aplikasi menulis "gratis" padahal maksudnya masa coba yang habis dalam 14 hari. Untuk UMKM yang masih kecil, free tier permanen jauh lebih berharga. Absenia gratis selamanya di bawah 10 karyawan, Kerjoo gratis untuk maksimal 2 karyawan, dan Gadjian menggratiskan 5 karyawan pertama di paket Standar. Selebihnya umumnya hanya masa coba.

2. Berapa total biaya per bulan, bukan cuma per karyawan?

Harga per karyawan terlihat kecil, tapi kalikan dengan jumlah tim Anda. Tarif Rp 12.500 per orang terdengar murah sampai Anda punya 30 karyawan (jadi Rp 375.000 per bulan). Perhatikan juga syarat minimal karyawan: beberapa paket baru bisa dibeli mulai 6 atau bahkan 20 karyawan, sehingga tidak relevan untuk tim yang benar-benar kecil.

3. Fitur mana yang benar-benar Anda pakai tiap minggu?

HRIS besar menawarkan puluhan modul, dari recruitment sampai learning management. Kalau kebutuhan harian Anda cuma mencatat kehadiran, mengurus cuti, dan mengatur shift, membayar modul yang tidak dipakai hanya menambah biaya dan kerumitan. Cek dulu apakah absensi online dengan selfie dan GPS serta pengelolaan cuti sudah cukup menutup kebutuhan Anda.

4. Butuh payroll sekarang, atau absensi dulu?

Ini pemisah terbesar. Kalau Anda butuh hitung gaji otomatis, slip gaji, PPh21, dan BPJS langsung jalan, arahkan pilihan ke aplikasi payroll seperti Gadjian, Kerjoo Pro ke atas, atau Talenta. Kalau payroll masih Anda kerjakan manual dan yang paling mendesak adalah merapikan kehadiran, aplikasi absensi seperti Absenia atau Hadirr lebih ringan dan lebih murah.

8 software HR terbaik untuk UMKM 2026

Berikut delapan pilihan yang layak dipertimbangkan, diurutkan mulai dari yang paling ringan dan transparan untuk UMKM. Setiap poin harga diambil dari halaman resmi masing-masing per Juli 2026.

1. Absenia - absensi-first, gratis untuk tim kecil

Absenia sengaja dibuat sederhana untuk UMKM. Yang sudah jalan: absensi selfie dengan verifikasi GPS, pengajuan cuti dan izin, pengaturan shift, data karyawan, serta dashboard kehadiran yang bisa diekspor ke Excel dan PDF. Harganya paling gamblang: gratis selamanya di bawah 10 karyawan, lalu Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Sisi jujurnya, modul payroll (slip gaji, hitung gaji, PPh21, BPJS) masih dalam pengembangan dan berstatus segera. Jadi kalau Anda butuh penggajian otomatis hari ini, Absenia belum jawabannya. Tapi untuk merapikan kehadiran tanpa keluar biaya, ini titik masuk yang murah. Rinciannya ada di halaman harga Absenia dan fitur software HR.

2. Mekari Talenta - HRIS lengkap untuk yang siap naik kelas

Talenta adalah salah satu HRIS paling matang di Indonesia, mencakup payroll, PPh21, BPJS, absensi, sampai integrasi eBupot ke DJP di paket yang lebih tinggi. Talenta menawarkan tiga tingkat, yaitu Essential, Plus, dan Talenta 360 yang menambah validasi liveness berbasis AI serta modul performance dan recruitment. Kekurangannya untuk UMKM: harga tidak dipublikasikan sama sekali dan semua paket mengharuskan Anda menghubungi sales lewat WhatsApp. Yang jelas, tersedia masa coba 14 hari tanpa kontrak, tanpa kartu kredit, dan tanpa biaya implementasi.

3. Gadjian - payroll UKM dengan harga transparan

Gadjian termasuk sedikit vendor payroll yang berani menaruh harga di halaman depan. Paket Standar Rp 12.500 per karyawan per bulan dan menggratiskan 5 karyawan pertama, cocok untuk UKM. Paket Sukses Rp 20.000 per karyawan per bulan dengan minimal 6 karyawan, sedangkan Apresiasi Kinerja Rp 6.000 per karyawan per bulan (dengan syarat minimal 20 karyawan dan langganan 6 bulan). Semua paket sudah menyertakan slip gaji otomatis, perhitungan lembur, PPh21 dan 26 dengan integrasi DJP, BPJS, kalender kerja dan shift, hingga absensi dengan check-in GPS. Untuk UMKM yang butuh payroll rapi dengan harga jelas, ini pilihan kuat.

4. Kerjoo - mulai dari absensi, naik ke payroll saat siap

Kerjoo menarik karena bertingkat dari murah ke lengkap. Paket Gratis menampung maksimal 2 karyawan dengan absensi dasar. Basic Rp 7.800 per karyawan per bulan (paling murah di daftar ini) untuk absensi online dan penjadwalan kerja. Paket Pro yang ditandai paling laris Rp 15.275 per karyawan per bulan sudah menambahkan payroll, BPJS, PPh21, dan manajemen kunjungan klien. Paket Master Rp 19.175 per karyawan per bulan melengkapi dengan transfer gaji otomatis, absensi offline, dan multi-admin. Semua paket berbayar disertai masa coba 14 hari. Cocok untuk UMKM yang ingin memulai dari kehadiran lalu menambah payroll bertahap.

5. Hadirr - jagoan absensi dan tim lapangan

Hadirr fokus pada absensi realtime dengan GPS dan face recognition, ditambah fitur kunjungan klien, monitoring tim, timesheet, dan reimbursement. Ini pas untuk bisnis dengan banyak staf lapangan atau sales. Harganya satu paket Basic Rp 12.500 per karyawan per bulan dengan minimal 6 karyawan, lebih murah bila berlangganan tahunan menjadi Rp 11.875 per karyawan per bulan. Ada add-on Liveness Detection Rp 1.500 per karyawan per bulan untuk anti-manipulasi wajah. Perlu dicatat, Hadirr tidak menonjolkan modul payroll penuh, jadi perhitungan gaji tetap Anda kerjakan di tempat lain.

6. LinovHR - HRIS modular untuk perusahaan yang tumbuh

LinovHR menyasar perusahaan yang butuh HRIS luas dan bisa dikustomisasi: online attendance, payroll, recruitment, performance management, reimbursement, employee self-service, sampai learning management system. Skema harganya quote-based, artinya menyesuaikan hasil konsultasi dengan tim sales dan modul yang dipilih, sehingga tidak ada tarif per karyawan yang dipublikasikan. Saat artikel ini ditulis, LinovHR menawarkan promo akses penuh gratis selama 3 bulan (terbatas). Lebih cocok untuk perusahaan menengah ke atas ketimbang warung atau tim kecil.

7. GreatDay HR - all-in-one dengan absensi wajah

GreatDay HR menggabungkan absensi (GPS, face recognition, dan liveness check), payroll dengan kepatuhan pajak, pengajuan cuti dan lembur, hingga employee self-service dalam satu aplikasi. Positioning-nya menekankan harga stabil dan transparan tanpa biaya tersembunyi, namun angkanya tetap tidak dipajang di situs sehingga Anda diarahkan menghubungi sales untuk penawaran. Layak masuk shortlist bila Anda ingin satu aplikasi untuk kehadiran plus penggajian dan tidak keberatan minta kuotasi.

8. CATAPA - payroll otomatis dengan sentuhan AI

CATAPA berfokus pada penggajian: klaimnya proses payroll bisa dipangkas hingga hitungan menit. Modulnya mencakup PPh21, BPJS kesehatan dan ketenagakerjaan, perhitungan pesangon, organization management, dan asisten digital berbasis chatbot bernama Claudia. Absensi bukan sorotan utamanya. Harganya tidak dipublikasikan; yang ditawarkan adalah opsi coba gratis dan kontak sales. Pilihan menarik untuk tim finance atau HR yang inti masalahnya ada di penggajian, bukan pencatatan kehadiran.

Perbandingan harga dan free tier

Tabel ini merangkum harga publik dan free tier delapan aplikasi di atas. Untuk yang harganya quote-based, tarif hanya bisa didapat setelah menghubungi sales.

Butuh payroll penuh atau cukup absensi dulu?

Banyak UMKM membeli aplikasi payroll lengkap, lalu sadar 80 persen fiturnya tidak terpakai karena masalah sebenarnya cuma kehadiran yang berantakan. Sebelum keluar biaya besar, jujurlah pada diri sendiri: apakah yang bikin pusing itu menghitung gaji, atau memastikan siapa yang benar-benar masuk kerja hari ini?

Kalau jawabannya penggajian, aplikasi payroll seperti Gadjian, Kerjoo Pro, Talenta, atau CATAPA akan menghemat waktu Anda karena PPh21 dan BPJS dihitung otomatis. Kalau jawabannya kehadiran, mulailah dari absensi yang murah dan rapi, lalu tambah payroll ketika tim membesar. Absenia memilih jalan ini: absensi dan administrasi kehadiran lebih dulu, dengan modul slip gaji dan penggajian menyusul. Data kehadiran yang Anda kumpulkan sekarang tetap menjadi dasar perhitungan gaji nanti, jadi tidak ada yang terbuang.

Kalau perdebatannya soal metode absen, kami sudah membahasnya terpisah di absensi fingerprint vs absensi online dan di aplikasi absensi online gratis untuk UMKM.

Rekomendasi berdasarkan ukuran tim

Tidak ada satu pemenang mutlak. Berikut pilihan yang paling masuk akal sesuai jumlah karyawan Anda.

Di bawah 10 karyawan

Prioritaskan yang gratis dan ringan. Absenia gratis selamanya di rentang ini dan langsung memberi absensi selfie, GPS, plus dashboard. Kalau tim Anda hanya 1 sampai 2 orang, Kerjoo Gratis juga bisa dipakai. Belum perlu membayar HRIS penuh selama payroll masih bisa dikerjakan manual.

10 sampai 50 karyawan

Di titik ini kehadiran manual mulai rawan salah dan payroll makan waktu. Kalau butuh penggajian otomatis dengan harga jelas, Gadjian (mulai Rp 12.500) atau Kerjoo Pro (Rp 15.275) layak dipilih. Kalau yang mendesak baru kehadiran dan cuti, Absenia paket Absensi Rp 9.000 per karyawan per bulan memberi cuti, shift, laporan, dan notifikasi keterlambatan tanpa membayar modul gaji yang belum dibutuhkan.

Lebih dari 50 karyawan

Perusahaan yang lebih besar biasanya butuh HRIS komprehensif dan integrasi pajak yang dalam. Talenta, LinovHR, GreatDay HR, dan CATAPA bermain di kelas ini, dengan skema harga penawaran yang menyesuaikan modul. Minta demo dari dua atau tiga vendor sekaligus, lalu bandingkan total biaya tahunan, bukan cuma harga per karyawan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa software HR terbaik untuk UMKM di Indonesia?

Tidak ada satu jawaban tunggal. Untuk tim kecil di bawah 10 karyawan yang butuh absensi rapi, Absenia gratis selamanya. Untuk yang butuh payroll penuh dengan harga transparan, Gadjian dan Kerjoo Pro menampilkan tarifnya terang-terangan mulai sekitar Rp 12.500 dan Rp 15.275 per karyawan per bulan. Untuk perusahaan menengah sampai besar, Talenta, LinovHR, GreatDay HR, dan CATAPA memakai skema hubungi sales.

Berapa harga software HR per karyawan per bulan?

Untuk yang harganya publik, kisarannya Rp 7.800 sampai Rp 20.000 per karyawan per bulan (Kerjoo Basic Rp 7.800, Hadirr dan Gadjian Standar Rp 12.500, Kerjoo Master Rp 19.175, Gadjian Sukses Rp 20.000). Absenia Rp 9.000 per karyawan per bulan untuk paket Absensi. Talenta, LinovHR, GreatDay HR, dan CATAPA tidak menampilkan harga dan mengarahkan Anda menghubungi tim sales.

Adakah software HR gratis untuk UMKM?

Ada, tapi baca syaratnya. Absenia gratis selamanya untuk tim di bawah 10 karyawan, Kerjoo gratis maksimal 2 karyawan, dan Gadjian gratis untuk 5 karyawan pertama di paket Standar. Sebagian besar lainnya hanya menawarkan masa coba, umumnya 14 hari, lalu wajib berbayar.

Software HR mana yang sudah termasuk hitung PPh21 dan BPJS?

Gadjian, Kerjoo mulai paket Pro, Talenta, LinovHR, GreatDay HR, dan CATAPA menyertakan perhitungan PPh21 dan BPJS di dalam modul payroll mereka. Hadirr lebih fokus ke absensi dan tim lapangan, sedangkan Absenia untuk sekarang fokus pada absensi dan administrasi kehadiran. Fitur slip gaji, hitung gaji, PPh21, dan BPJS di Absenia masih dalam pengembangan.